Outils et numérique · Pour les centrales · 8 min

Que demander à un logiciel avant de signer

Huit questions à poser à n’importe quel fournisseur. La plus importante est celle que presque personne ne pense à poser.

On change de logiciel tous les huit ou dix ans, et le vrai coût du changement n’est pas l’abonnement : c’est la migration, la reformation des opérateurs et les semaines pendant lesquelles on travaille moins bien. Cela vaut la peine de poser les questions gênantes avant, quand on a encore du pouvoir de négociation.

Ces questions valent pour n’importe quel fournisseur, nous compris. Si une réponse est vague, ce n’est pas de la timidité commerciale : c’est que la réponse n’existe pas.

1. À qui sont les données de vos clients

Fichier, historique des courses, adresses habituelles, conditions convenues : c’est le patrimoine de la centrale, pas celui du logiciel. Demandez qui en est titulaire par contrat, et ne vous arrêtez pas à la réponse de principe.

2. Comment vous les emportez le jour où vous partez

C’est la vérification de la question précédente. Existe-t-il un export complet, dans un format lisible, que vous pouvez télécharger vous-même sans demander la permission ? En combien de temps ? A-t-il un coût ? Un fournisseur qui répond « on s’en occupe » est en train de dire non.

3. Combien cela coûte vraiment, sur une année

L’abonnement, et s’il croît avec les chauffeurs, avec les postes ou avec les courses
L’activation unique et la migration des données
Les modules qui étaient dans la démo et qui dans le contrat sont à part
Les mises à jour : comprises ou par version
La formation des opérateurs, et celle des nouveaux dans deux ans
Le coût pour ajouter un chauffeur en haute saison et l’enlever en septembre

4. Qui répond à trois heures du matin

Le travail d’une centrale n’a pas d’horaires de bureau. Demandez les horaires réels de l’assistance, qui répond hors horaires, et ce qui se passe si le système s’arrête le samedi soir : quel téléphone sonne, et chez qui.

5. Ce qui se passe si la connexion tombe

Un dispatch est un système critique. Demandez comment on continue à travailler pendant une panne, s’il existe un mode de secours, et où sont les données si le fournisseur ferme.

6. Ce que doivent faire vos chauffeurs

Le logiciel le plus complet du monde ne sert à rien si vos chauffeurs ne l’utilisent pas. Demandez à voir leur app, pas seulement votre écran : combien d’étapes pour accepter une course, ce qu’ils voient avant d’accepter, ce qui se passe quand le téléphone est vieux.

7. Avec qui d’autre le système parle

Taximètres, systèmes de paiement, comptabilité, portails d’hôtels et d’entreprises. Demandez ce qui est déjà intégré, ce qui est « dans la feuille de route » et ce que coûte d’intégrer une chose qui aujourd’hui n’existe pas.

8. La question que presque personne ne pose

Qui d’autre possède le fournisseur, et à qui d’autre il vend. Un logiciel est l’infrastructure qui décide quelles courses voient vos chauffeurs : si le propriétaire a aussi des intérêts de l’autre côté du marché, cette position vaut bien plus que l’abonnement qu’il vous fait payer.

Au Royaume-Uni, le logiciel utilisé par des milliers de centrales indépendantes a été racheté par un opérateur qui concurrence ces mêmes centrales. Ce n’est pas une hypothèse : c’est déjà arrivé.

Comment mener l’entretien

01Envoyez les questions par écrit avant la démo : les réponses orales s’oublient, les écrites restent.
02Faites-vous montrer le système avec vos données, pas avec celles, fictives, de la présentation.
03Demandez le contact d’une centrale qui l’utilise depuis plus de deux ans, et appelez-la.
04Lisez les conditions de résiliation avant celles d’activation.