Strumenti e digitale · Per chi gestisce una centrale · 8 min
Cambiare gestionale senza fermare la centrale
La domanda vera non è quanto costa il nuovo sistema, ma cosa si rompe nei giorni in cui si passa da uno all’altro.
Chi valuta un gestionale nuovo guarda le funzioni e il prezzo. Poi non cambia, e il motivo non è quasi mai il prezzo: è la paura, giustificata, di quello che succede nei giorni del passaggio. Il telefono squilla lo stesso, gli autisti lavorano lo stesso, e nessuno può permettersi una settimana di confusione.
Le tre cose che devono continuare a funzionare
- Il numero di telefono. Se cambia, hai buttato via anni di cartelli e di rubriche.
- Gli autisti. Devono poter lavorare anche il giorno in cui il sistema nuovo non gli è ancora chiaro.
- I clienti a contratto. Non si accorgono che hai cambiato niente, e non devono.
Come si passa davvero
- 01Porta prima i dati: anagrafiche degli autisti, veicoli, clienti a contratto, prezzi concordati.
- 02Tieni i due sistemi in parallelo per qualche giorno, con il vecchio che resta la rete di sicurezza.
- 03Sposta prima un gruppo piccolo di autisti, quelli che ti aiutano invece di lamentarsi.
- 04Passa il resto solo quando il gruppo piccolo ha lavorato una settimana senza chiamarti.
- 05Spegni il vecchio, e non prima.
Non fare il passaggio in una settimana di punta. Un fine settimana di fiera o le feste sono il momento in cui un problema piccolo diventa un disastro, e in cui nessuno ha tempo di imparare niente.
Le domande da fare al fornitore
- I miei dati li porto via quando voglio, e in che formato?
- Chi mi risponde se qualcosa si rompe di sabato sera?
- Quanto dura la formazione di un autista che non è pratico di telefonino?
- Se domani smetto, cosa resta a me e cosa resta a voi?
L’ultima è la più importante e quasi nessuno la fa. Un gestionale che tiene in ostaggio le anagrafiche dei tuoi clienti non è un fornitore, è un socio che non hai scelto.